VIDEONADZORNI SISTEM IN VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

 1 Osnovne informacije

IZUM je skladno s sedmim odstavkom 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov upravljavec zbirke osebnih podatkov*, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u.

Podatki o upravljavcu:

  • Naziv in naslov: Institut informacijskih znanosti Maribor, Prešernova ulica 17, Maribor
  • E-pošta: podpora@izum.si
  • Direktor: dr. Aleš Bošnjak
  • Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO): dr. Ema Dornik

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u:

  • Zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji;
  • Pravilnik o varstvu osebnih podatkov v IZUM-u z dne 18. 6. 2021;
  • Sklep o uvedbi videonadzora v IZUM-u z dne 13. 3. 2007;
  • Ureditev in izvajanje videonadzora v IZUM-u z dne 25. 5. 2018 in
  • člen 6(1)(e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi s 77. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov.

Osebni podatki, zbrani s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, se zbirajo v dveh zbirkah, in sicer:

  • zbirka videoposnetkov, ki vsebuje:
    − videoposnetek (brez zvoka), ki je nastal po sprožitvi zaznane detekcije gibanja;
    − datum in čas posnetka;
    − lokacijski podatek;
  • zbirka statičnih slik, ki vsebuje:
    − statično sliko, ki je nastala po sprožitvi zaznane detekcije gibanja;
    − datum in čas posnetka;
    − lokacijski podatek.

IZUM obdeluje osebne podatke iz navedenih zbirk sam, s svojimi kadrovskimi, tehničnimi in infrastrukturnimi viri in ne daje posameznih faz obdelave osebnih podatkov morebitnim drugim obdelovalcem v pogodbeno obdelavo, razen možnosti sprotnega vpogleda v živo sliko varnostniku zunanje varnostne službe na receptorskem mestu ob glavnem vhodu.

Kategorije posameznikov:

  • zaposleni v IZUM-u, 
  • zaposleni pri drugih pravnih osebah, ki gostujejo v poslovni stavbi IZUM-a, 
  • obiskovalci in poslovni partnerji,
  • izvajalci del in storitev na zahtevo IZUM-a, ki morajo za opravljanje zahtevanih nalog biti prisotni v poslovni stavbi IZUM-a oziroma na zemljišču, s katerim razpolaga IZUM.

Uporabniki osebnih podatkov: 

  • odgovorni sodelavec za videonadzorni sistem v IZUM-u,
  • vodji sektorjev za sistemsko podporo in skupne službe,
  • vodja oddelka »Zgradba/logistika«
  • receptor in pooblaščena varnostna služba (samo sprotni vpogled na receptorskem mestu ob glavnem vhodu).

Namen obdelave:

  • zagotavljanje varnosti ljudi in premoženja, vključno z zbirkami podatkov (v
    elektronski in fizični obliki) in opremo za njihovo obdelavo;
  • nadzor vstopa/izstopa;
  • nadzor preddverja, delov hodnikov in stopnišč, garaže, podatkovnega in
    komunikacijskega centra;
  • varovanje poslovnih skrivnosti;
  • varnost podatkov in njihova funkcionalna dostopnost v režimu 24/7.

Izvajanje videonadzora je nujno zaradi varnosti ljudi in premoženja in tega namena ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Izvaja se izključno na mestih, kjer je to potrebno.
Sprotnega spremljanja dogajanja na delovnem mestu (v pisarnah, učilnicah, restavraciji in podobno) NI!

Osebni podatki, zbrani s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, se hranijo do šest mesecev od nastanka posnetka. Po preteku tega roka se podatki trajno izbrišejo. Rok hrambe se lahko tudi spremeni, če tako določa zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji.

Dostop do osebnih podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, imajo le tisti zaposleni v IZUM-u, ki imajo ustrezno pooblastilo. Omejen dostop (sprotni vpogled) imajo tudi varnostniki, ki v skladu s posebno pogodbo fizično varujejo prostore IZUM-a. Osebni podatki, zbrani s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, so v elektronski obliki shranjeni na IZUM-ovih strežnikih v posebnem podatkovnem centru. Varnostne kopije so tudi na fizično dislociranih varnih namenskih lokacijah in so namenjene izključno popolnemu restavriranju pokvarjenih, uničenih ali izgubljenih podatkov.

Osebni podatki, zbrani s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, se ne povezujejo samodejno z drugimi zbirkami, uradnimi evidencami ali javnimi knjigami. 

 2 Temeljne pravice posameznikov v zvezi z osebnimi podatki 

 2.1 Zagotavljanje informacij 

Posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo v okviru postopkov videonadzornega sistema v IZUM-u, ima pravico dobiti vse potrebne informacije v zvezi s procesi obdelovanja njegovih osebnih podatkov. Kontaktna številka je 02 2520 331, naslov e-pošte pa podpora@izum.si. 

 2.2 Pravica do popravka

Pravica posameznika, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, da se brez nepotrebnega odlašanja popravijo njegovi netočni osebni podatki, v primeru konkretne zbirke ni absolutna oziroma je nerelevantna. Ker gre za videoposnetke in statične slike, posnete brez naknadne tehnične obdelave, sta točnost in ažurnost zajamčeni s tehničnimi lastnostmi kamer in fotografskih postopkov. 

 2.3 Pravica do izbrisa

Pravica posameznika, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, da se brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo osebni podatki v zvezi z njim, ni absolutna. Tudi če velja eden izmed taksativno navedenih razlogov v Splošni uredbi o varstvu podatkov, posameznik zelo verjetno nima pravice zahtevati izbrisa, saj bo IZUM dokazoval, da je obdelava posameznikovih osebnih podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, potrebna za izpolnjevanje IZUM-ove pravne obveznosti. 

 2.4 Pravica dostopa 

Posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, ima pravico izvedeti, kateri njegovi osebni podatki se obdelujejo, na kakšen način, za kateri namen, kategorije tretjih uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti njegovi osebni podatki, rok hrambe in vse druge informacije, ki jih navajata Splošna uredba o varstvu podatkov in zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji. Posameznik ima pravico zahtevati kopijo svojih osebnih podatkov iz zbirke podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u. IZUM lahko za vsako dodatno kopijo zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju administrativnih stroškov. 

 2.5 Pravica do prenosljivosti 

Pravica posameznika, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, da od IZUM-a zahteva, da se osebni podatki o njem iz zbirke podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, neposredno prenesejo k drugemu upravljavcu, je v konkretnem primeru nerelevantna in do take situacije ne more priti oziroma bo tako posameznikovo zahtevo, tudi če do nje pride, IZUM zavrnil. Pri taki zahtevi namreč niso izpolnjeni pogoji iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki posamezniku tako pravico dajejo. 

 2.6 Pravica do ugovora 

Posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, ne more ugovarjati obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, saj niso izpolnjeni pogoji iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki posamezniku tako pravico dajejo. IZUM zlahka dokazuje nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. 

 2.7 Pravica do omejitve obdelave 

Posameznik, katerega osebni podatki se obdelujejo v zbirki podatkov, zbranih s postopki videonadzornega sistema v IZUM-u, ima pravico pri upravljavcu doseči omejitev obdelave v primerih, ki so taksativno našteti v Splošni uredbi o varstvu podatkov. 

 2.8 Zaračunavanje stroškov 

Informacije ter vsa sporočila iz prejšnjih odstavkov, ki se posredujejo posamezniku na njegovo zahtevo, se načeloma zagotovijo brezplačno. Kadar so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, lahko IZUM zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa, ali zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo z utemeljitvijo. Višino pristojbine ter povezana pravila o zaračunavanju predpiše minister, pristojen za pravosodje, po predhodnem mnenju Informacijskega pooblaščenca.

_____________________________________________________

*Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), Uradni list EU, L, št. 119 z dne 4. 5. 2016